PRIVACYVERKLARING HET POTENTIEEL
1. Inleiding
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden gebruikt Het Potentieel persoonlijke gegevens van cliënten en deelnemers aan workshops/retreats die zich verbinden aan Het Potentieel. In onderstaande privacyverklaring informeert Het Potentieel haar cliënten hoe de persoonsgegevens worden gebruikt en waarvoor de gegevens voor ons van belang zijn.
Verbinden aan Het Potentieel kan in de vorm van (1) een sessie bij Het Potentieel op vernoemd adres in de contactgegevens, (2) deelname aan workshop/retreat georganiseerd door Het Potentieel op locatie zoals vernoemd op de website van Het Potentieel en/of (3) Skype sessie(s) of telefonisch/mail contact met Corine Lavrijssen eigenaresse van Het Potentieel.
2. Doel
Het doel van deze privacyverklaring, is om binnen Het Potentieel een juiste invulling te geven aan de rechten en verplichtingen uit de toepasselijke wet- en regelgeving. Daarnaast wordt getracht om – in het kader van transparantie – de gegevensverwerkingen inzichtelijk te maken en de betrokken partijen bewust te maken van ieders verantwoordelijkheden.
3. Reikwijdte
De privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens waarbij Het Potentieel handelt als verantwoordelijke in de zin van de AVG. Het Potentieel werkt samen met een administratieve kracht die mailgegevens verwerkt en mail beantwoordt nadat de deelnemer zich hebben aangemeld voor een workshop/retreat of training bij Het Potentieel. De administratieve kracht hanteert ook deze privacyverklaring. Persoonlijke informatie van sessies en jaartraining komen niet bij haar terecht.
Sessie verwerking, telefonisch contact over sessies, Skype gesprekken zijn in handen van Corine Lavrijssen.
4. Definitie persoonsgegevens
4.1. Persoonsgegevens die verwerkt worden voor sessies (Categorie 1)
• Naam, e-mailadres en telefoonnummer. Indien nodig Skype adres;
• Gegevens over gezondheid zoals, lichamelijke gezondheid en conditie, psychische gezondheid en eventuele klachten op voornoemde;
• Intentie waarom je een sessie boekt bij Het Potentieel;
• Jouw ervaring met tantra, lichaamswerk, meditatie, bewustzijnsontwikkeling; en
• Gegevens die nodig zijn voor facturering; en
• Beknopte verslaglegging van de inhoud van de sessie om je proces te kunnen volgen.
4.2. Wat hebben we extra nodig bij deelname aan een jaartraining:
• Bij deelname aan een jaartraining krijg je vooraf een vragenlijst die wat dieper in gaat op bovenstaande onderwerpen. Hierdoor kan Het Potentieel beter dienend zijn aan jou en rekening houden met hetgeen van belang is voor jouw groei. De inhoud van de beantwoorde vragenlijst komt alleen onder ogen van de jaartraining facilitator. Dit zijn Corine Lavrijssen en haar co-facilitator. Assistenten die hen ondersteunen krijgen alleen dan informatie doorgespeeld als het voor het proces van belang is. Dit zal alleen in vooraf overleg met jou (de deelnemer) plaats vinden; en
• We vragen ook naar je adres en geboortedatum.
4.3. Het Potentieel verwerkt de gegevens onder Categorie 1 en 2 voor de onderstaande dooreinde:
• Onderhouden van contact;
• Beheer van cliëntenbestand;
• Efficiëntie van dienstverlening. Denk aan mail beantwoorden, feedback na sessie, klachtenafhandeling;
• Facturering van de gebruikte dienst bij Het Potentieel. Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen, zoals de belastingdienst;
• Het Potentieel werkt met derden zoals een boekhouder en die krijgt beperkte gegevens over jou onder ogen (denk aan de facturen);
• Nieuwsbrief, mits jij je daarvoor hebt aangemeld;
• In geval van wettelijke verplichting of rechtelijk bevel; en
• We zullen je gegevens nooit verstrekken aan derden.
5. Beveiligingsmaatregelen
• Aanmeldingen voor trainingen en de daarbij behorende (zoals hierboven vermeld) persoonlijke informatie bewaar ik op mijn beveiligde computer in een word document;
• Verslagen van sessies bewaar ik op papier en deze bewaar ik in een map in een afgesloten kast;
• Het Potentieel bewaart de gegevens niet langer dan daarvoor noodzakelijk. Dit naar beoordeling van mijzelf of op verzoek van de cliënt;
• Het Potentieel houdt aan de wettelijke bewaarplicht zoals fiscale bewaarplicht; en
• Het Potentieel gaat zorgvuldig om met je gegevens en zorgen ervoor dat ze niet in handen komen van derden of verloren raken.
6. Evaluatie en herziening privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 3 juli 2018.
7. Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij dit verplicht is op basis van een wettelijke bepaling. Daarna worden de persoonsgegevens vernietigd.
8. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben het recht op informatie, inzage, correctie, aanpassing en rectificatie of verwijdering van gegevens, het recht op dataportabiliteit en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. De procedures binnen Het Potentieel die ervoor moeten zorgen dat de betrokkenen deze rechten kunnen uitoefenen, zijn hierna beschreven.
8.1. Informatieverstrekking
De betrokkenen worden via deze privacyverklaring geïnformeerd over de verwerking van op hen betrekking hebbende persoonsgegevens voordat deze door of ten behoeve van Het Potentieel worden verwerkt.
8.2. Recht op inzage
Nadat de betrokkene een verzoek tot inzage heeft gedaan bij Het Potentieel, deelt zij het zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen vier (4) weken mede, of Het Potentieel persoonsgegevens betreffende de betrokkene verwerkt. Als dat het geval is, verstrekt de Het Potentieel binnen vier (4) weken na ontvangst van het verzoek aan de betrokkene een omschrijving van (1) het doel of de doelen van de verwerking, (2) de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt, (3) de ontvangers of categorieën ontvangers en (4) informatie omtrent de herkomst van de persoonsgegevens. Deze informatie wordt verstrekt in de Nederlandse taal.
8.3. Recht op rectificatie, correctie, verbetering en aanvulling
Nadat een betrokkene zijn persoonsgegevens heeft ingezien, kan hij Het Potentieel verzoeken om deze persoonsgegevens te corrigeren, verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Het Potentieel bericht de verzoekende betrokkene binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek of daaraan voldaan zal worden, waarbij een afwijzing gemotiveerd zal zijn. Het Potentieel zal het verzoek van de betrokkene honoreren indien de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn. Bij honoratie van het verzoek, zal Het Potentieel de beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk uitvoeren.
Op grond van de AVG geldt dat de betrokkene het recht heeft om onverwijld rectificatie van de hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft de betrokkene het recht completering van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.
8.4. Het recht op verwijdering van persoonsgegevens
Op basis van de AVG heeft de betrokkene het recht om vergeten te worden. Het Potentieel is verplicht persoonsgegevens van de betrokkene zonder onredelijke vertraging te wissen, onder andere indien:
• persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• de betrokkene zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;
• betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking; en
• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.
8.5. Recht op dataportabiliteit
Op basis van de AVG heeft de betrokkene het recht de hem betreffende persoonsgegevens, die de betrokkene aan Het Potentieel heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare vorm te verkrijgen.
Daarnaast heeft de betrokkene het recht die gegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door Het Potentieel, indien voldaan is aan de volgende vereisten uit de AVG:
a) indien de verwerking berust op toestemming; en
b) de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
8.6. Recht om bezwaar te maken
Een betrokkene kan op basis van de AVG, vanwege redenen die verband houden met zijn of haar specifieke situatie, gebruik maken van het recht van bezwaar tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Het Potentieel dient vervolgens de verwerking van persoonsgegevens te staken tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aangevoerd kunnen worden die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
9. Slotbepaling
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, laat dit dan vooral aan ons weten. Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van je persoonsgegevens kun je sturen naar: Corine Lavrijssen; corine@hetpotentieel.nl